É o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:
1. os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial);
2. quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central);
3. e por quanto tempo devem ali permanecer.
Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
Comissão permanente de avaliação de documentos
É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão. A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.
Características
Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD, necessitam freqüentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.
A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem freqüentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização, maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo.
Vantagens
São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficácia sobre a gestão documental.
Modelo de tabela simplificada
Documento Prazo de guarda Suporte Legal
Aviso e recibo de férias 10 anos Dec.3.048/99, Art.225
Certidão Negativa de Débito 90 dias Decreto 4.729/03, Art.257
Contas de água, luz e telefone 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173
Contrato de estágio 05 anos Const.Federal, Art.7
Espelho ou cartão ponto 05 anos Const.Federal, Art.7
Extrato bancário 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173
Declaração de informações econômicas e fiscais da pessoa jurídica - DIPJ (Imposto de Renda) 10 anos Lei 8.212/91, Art.46
Nota fiscal 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173
Prestação de contas de viagem 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173
Controle de entrega de vale transporte e alimentação 05 anos Const.Federal, Art.7
Referências
http://www.control.com.br/promo/promo.htm
http://pt.wikipedia.org/wiki/Tabela_de_temporalidade
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